Avere un’agenda cartacea è per diversi motivi, ancora oggi, una scelta molto utile. Lo spazio a disposizione non è moltissimo e per sfruttarlo al meglio c’è bisogno di organizzazione. Per scrivere un’agenda ci sono tante opportunità, molto dipende dal tipo di impegni e appuntamenti che si ha bisogno di memorizzare. L’agenda può essere lo spazio dove segnalare i vari incontri di lavoro, i compleanni e gli eventi da ricordare o anche quello dove segnare un’idea, una frase, un appunto. Può anche essere tutto questo, ma è doveroso trovare un metodo di scrittura che possa essere chiaro e leggibile da chi lo ha scritto. L’agenda deve portare ordine non confusione; per questo abbiamo raccolto alcuni pratici consigli per scrivere un’agenda nel migliore dei modi e beneficiare di tutti i vantaggi che questo prezioso strumento sa regalare.
5 consigli (più uno) per non sbagliare
Il formato dell’agenda
Iniziamo con un consiglio preliminare a quelli utili su come scrivere un’agenda. La scelta del formato (agenda giornaliera o settimanale) deve essere prioritaria rispetto a quella dell’eleganza della copertina o della quantità di scompartimenti interni. L’agenda deve essere funzionale e servire alla memorizzazione dei propri impegni; quindi va scelta di una dimensione che sia sì comoda, ma anche e soprattutto utile a permettervi di scrivere ciò di cui avete bisogno.
Dare priorità
Perché l’agenda sia in ordine è fondamentale stabilire delle priorità. Queste non devono necessariamente essere al primo posto di un elenco, ma devono essere nello spazio dove sai di trovarle. Puoi organizzare la pagina dell’agenda, anche in base al formato che hai a disposizione, in riquadri, colonne o tabelle, anche dividendo gli impegni di lavoro da quelli di famiglia e personali. Non ci sono regole fisse, l’importante è che sia il tuo metodo e che, una volta presa la mano, saprai individuare al volo ciò di cui hai bisogno.
Impegni presi e completati
Gestire tanti impegni non è semplice, ma diventa molto più semplice con un’agenda sulla quale segnare quelli presi, quelli annullati, rimandati e completati. In questo caso è utilissimo avere una serie di simboli da utilizzare e che vi permettono di comprendere velocemente cosa dovete fare quel giorno e a quel determinato orario. Potete disegnare delle caselline accanto a ogni impegno e spuntarle quando lo avete terminato, oppure sottolineare l’appuntamento prioritario o, ancora, scrivere tra parentesi l’orario, l’indirizzo e tutte le informazioni utili. L’importante è che venga rispettata una codifica generale che vi permetta di gestire tutte le voci presenti in agenda alla stessa maniera.
I colori
Un buon modo per valorizzare ciò che andrete a scrivere sull’agenda è utilizzare dei colori. Che siano dei pastelli o degli evidenziatori, colorare gli impegni, i promemoria o gli eventi è un modo molto efficace sia per ordinarli che per dare le giuste priorità. Si può creare una scala di valori e associare a ogni colore un livello di importanza e urgenza. Una volta che avrete iniziato a utilizzare questo metodo scoprirete come sarà molto più semplice trovare ciò che state cercando non appena avrete aperto l’agenda.
Il tempo
La vita non è solamente una serie di impegni da rispettare e compito dell’agenda deve essere anche quello di permettere di valorizzare il tempo libero. Va bene rispettare le scadenze e ottimizzare gli impegni, ma bisogna anche considerare gli imprevisti e la necessità di concedersi una pausa. Quando apri l’agenda e devi scrivere un nuovo appuntamento, prima di farlo analizza bene gli impegni già presenti in quella giornata e decidi quando è meglio dedicarsi a quell’attività. Ci sono impegni che non possono essere rimandati (compleanni, riunioni di lavoro, eccetera), ma un’agenda ben organizzata è quella che permette di dare valore al proprio tempo e saperlo gestire in maniera sana e ottimale.
Penna o matita
Oltre a sapere cosa scrivere su un’agenda è importante decidere come farlo. L’utilizzo di una penna o di una matita è una questione di gusti. Il tratto della matita può essere cancellato, ma è uno strumento che regolarmente necessita di essere temperato. La penna, invece, dura tendenzialmente di più e lascia un segno più evidente, chiaro e marcato, ma fare correzioni può essere motivo di confusione. Puoi adottare entrambi gli strumenti, magari affidando alla matita gli impegni in via di definizione e alla penna quelli ormai presi e terminati.
Non esistono regole per scrivere un’agenda, ognuno ha la possibilità e la creatività di individuare il sistema migliore. L’agenda è uno strumento molto potente, utilizzarlo con attenzione permette di gestire al meglio i propri impegni, mantenendo tutto in ordine e potendo affrontare ogni giornata senza dimenticare niente di ciò che volete e dovete fare.
